DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

REQUISICIÓN:

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.

Una Requisición de Compra estándar debe contener lo siguiente:

1 Nombre del solicitante 

2 Departamento del solicitante

3 Centro de costo del solicitante 

4 Número de proyecto

5 Nombre del artículo 

6 Código o número del artículo

7 Cantidad solicitada  

8 Proveedor o sugerencia del mismo

9 Fecha de entrega requerida

COTIZACIÓN:

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.

Una cotización consta de lo siguiente:

* El producto a valorar

* Descripción del producto

* El precio del producto

* La fecha de expedición de la factura.

* Tiempo de vigencia de la misma.

* Debe ir escrita en factura membretada, de la entidad comercial que la expide.

* Firma de la persona que la expide

ORDEN DE COMPRA

La orden de compra también llamada nota de pedido es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al comprador para pedir mercancías al vendedor indicando la cantidad de detalles, precio, condiciones de pago.

REMISIÓN:

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar mercancías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y este se encuentra impreso y membreteado, según necesidad de cada compañía sirve como soporte de los artículos que han sido entregados en las condiciones solicitadas por el departamento de venta.

FACTURA.

Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio la cual incluye toda la información de la operación. Emitir una factura es de carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

NOTA DE ENTRADA.

Es un documento oficial que acredita el ingreso de material real bien o elemento al almacén o bodega de la entidad en la cual siempre debe ir anexa la orden de compra.

GLOSARIO INVENTARIO

STOCK

Llamados stock o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo, como los destinados a la venta.

 

ACTIVO

En contabilidad se denomina así al total de recursos de que dispone la empresa para llevar a cabo sus operaciones; representa todos los bienes y derechos que son propiedad del negocio.

PASIVO

En contabilidad se le denomina así al total de deudas y obligaciones contraídas por la empresa, o cargo del negocio.

PATRIMONIO

Esta expresión es empleada en contabilidad para referirse a la suma de las aportaciones de los propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa; es el capital social más las utilidades o menos las pérdidas.

 

INVENTARIO

El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a  realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contable mente, dentro del activo como un activo circulante.

MERCANCÍA

Es una cosa mueble que se constituye como objeto de trato o venta. El concepto suele aplicarse a los bienes económicos que son susceptibles de compra o venta.

 

CORPÓREOS

Es algo corpóreo aquello que se puede ver y tocar, que posee cuerpo o materia, consistencia y volumen. Lo que es corpóreo ocupa un lugar en el espacio.

SUMINISTRO
Hace referencia  al acto y consecuencia de suministrar (es decir, proveer a alguien de algo que requiere). El término menciona tanto a la provisión de víveres o utensilios como a los objetos y efectos que se han suministrado.

¿QUE ES UN INVENTARIO?

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados, conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y venta (mercancías y productos terminados).

FUNCIONES DE UN AUXILIAR DE INVENTARIOS

·       Captura de datos 
·       Recibir, entregar y llevar un control de materiales 
·      Control de inventarios 
·      Captura o elaboración de facturas y control de gastos 
    Dar seguimiento a compras, importación, exportación, entrado y salido de materiales 
·      Atención de personal 
·     Conocimientos de Microsoft Excel e Inglés básico 
·      Efectuar requisiciones de material 
·      Control y relación de requisiciones 
·      Atención a proveedores 
·      Atención a personal 
·      Registrar y detectar anomalías en los materiales y reportarlas al proveedor 
·  Relación directa con los departamentos de Recursos Humanos, Compras, Control de Producción, Producción, Importación y Exportación, Control de Facturas, Control de Calidad por mencionar. 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AUXILIAR DE BODEGA

✔ EL INGRESO DE PRODUCTO, ACCESORIOS Y TODO LO RELACIONADO CON EL OBJETO DE LA EMPRESA DEBE HACERSE CON SU RESPECTIVO DOCUMENTO SOPORTE EL CUAL DEBERÁ CONTENER SU FIRMA, FECHA Y HORA DE RECIBIDO.

1. Al llegar el camión con los productos a descargar, deberá revisar los documentos entregados por ellos, como la Guía transportadora que viene con su respectiva remisión, teniendo en cuenta las unidades que recibirá al igual que la presentación de las mismas.

4. Luego procederá a Indicar la forma en la que debe ser organizada la mercancía, entendiéndose esto en el caso de las cajas que tengan la cara de presentación en la forma que considere necesaria para su fácil ubicación dentro de la bodega. - Recordar siempre que las cajas no deben superar el máximo de 6 por fila y las canecas 2 unidades por fila.

5. Después de descargada la mercancía se procederá a revisas producto por producto, su estado físico, y las cantidades por unidad recibida.

6. En caso de haber faltante de producto por parte de la Transportadora se informara a recepción para que realice las llamada correspondientes al proveedor informando la anomalía presentada.

7. De igual manera deberá citarse en la guía transportadora las unidades faltantes y los productos incluidos en ellas.

8. Se confrontaba lo recibido en la remisión, con las facturas

9. En caso de presentar Faltantes de Mercancía por parte del Proveedor deben ser reportadas dentro de la misma factura, las cuales deberán llegar al departamento de contabilidad con copia a Gerencia que se encargara de su respectivo seguimiento.

10. Se entregara la guía Firmada con fecha y hora

12. Las facturas recibidas deberán hacerse llegar al Departamento de Contabilidad inmediatamente confronte el pedido.

✔ LA BODEGA DEBE ESTAR ORGANIZADA POR MARCAS

1. Después de Recibida la mercancía es indispensable mantener un orden dentro de la bodega. Para ello deberá organizarla por Marcas y clase de Producto.

✔ LA ENTREGA O SALIDA DE PRODUCTO DEBE HACERSE MEDIANTE FACTURA DE VENTA Y ÚNICAMENTE AL PERSONAL DE MOSTRADOR Y RECEPCIÓN.

1. Las vendedoras de Mostrador le harán la solicitud de la mercancía, con documento de venta en mano.

2. Leerá la factura de venta en donde se describe claramente el producto el código y las cantidades del mismo

3.Se dirige a la bodega correspondiente para ubicar los productos.

4. En caso de NO encontrarse el producto en las cantidades requeridas deberá indicarlo inmediatamente.

5. Si se tiene existencia, hará entrega del producto únicamente a la vendedora que lo solicito.

6. Para la entrega de la mercancía, deberá relacionar uno a uno lo que está entregando a la persona que lo solicito.

7. Posteriormente en la Factura de Venta quedara impreso el sello de ENTREGADO y su firma.

✔ LAS SALIDAS Y/O TRASLADOS INTERNOS DEBEN MANEJARSE CON PLANILLAS DE CONTROL.

1. Las Planillas contienen: Fecha – Descripción- Unidad – Cantidad y firma de quien retira la mercancía.

3. El personal de estas dependencias, deberá diligenciar las planillas.

4. Inmediatamente diligenciada la planilla, revisara los datos ingresados en ellas para su aprobación o respectiva corrección. (En caso de faltar algún dato).

5. Ubicará el producto dentro de la bodega.

6. Procederá a hacer entrega del producto como tal.

✔ DEBERÁ REALIZAR DIARIAMENTE UN LISTADO DE FALTANTES PARA TENER DISPONIBLE A RECEPCION EL DIA DE SOLICITUD DE PEDIDOS

Es de su completa responsabilidad el control y manejo de existencias, por lo tanto es de vital importancia el requerimiento de productos faltantes en bodega, ya que de ello depende el buen servicio que se le preste a los Clientes.

✔ MANEJO Y CONTROL DEL LIBRO DE MERCANCÍA DISPONIBLE EL LAS VITRINAS.

El libro está separado por marcas y clase de producto, de igual manera las cantidades de las mismas en Vitrina.

Cada vez que se venda uno de estos productos, deberá ser relacionado en el libro con número de documento de salida.

El reemplazo del producto deberá ser relacionado en el libro y firmado por una de las vendedoras.

CÓDIGO DE BARRAS

El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única

BENEFICIOS

• Agilidad en los puntos de pago, al lograrse la lectura del código desde su primera pasada por el scanner.
• Reducción de errores al evitarse la digitación dada por códigos que no se logran leer.
• Eliminación de devoluciones de productos por parte del cliente.
• Eliminación de costos asociados a impresión de material de empaque que luego no se puede utilizar por problemas de lectura del código o a impresión de etiquetas y recurso humano utilizado para remarcar el producto cuyo código impreso en el empaque es imposible de leer.
• Eliminación de costos de reimpresión de facturas por no lectura.
• Monitoreo de los sistemas de impresión.

TIPOS DE INVENTARIOS

1. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

2. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

3. Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

4. Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

5. Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS

La rotación de los activos circulares dan medida de la actividad comercial de la empresa la cantidad de veces en la que el inventario debe ser reemplazado por lo general  una vez durante todo el año, verificando las situaciones que alteran la posición y estructura de los bienes durante el proceso  en el transcurso del tiempo, el análisis de la rotación de los distintos productos es de vital importancia siendo calculado para cualquier tipo de inventarios  ya sea en el sector minorista como el que fabrica

El índice de rotación anual de las existencias (comerciales, productos terminados, productos en curso de  la elaboración, materias primas y auxiliares, etc.), indica cuantas veces las existencias totales se han renovado en un tiempo dado

Siendo la norma de más importancia  tiene debe tener la relación con la entrega o salida de los materiales desde la bodega realizando la función de revisar  la fecha de vencimiento

Ejemplo:

El despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo.

NOTA: No deben mantenerse productos vencidos  "El primero en entrar será el primero en salir"

 

Se debe controlar los productos averiados desde el momento de ingreso al almacén, para responsabilizar al proveedor o al encargado del inventario.

Periodo de rotación           

1. Rotación de materias primas se calcula como:

Rotación de materias primas = consumo de materias primas del ejercicio / existencias medias de materias primas = (existencias iniciales MP + compras MP - existencias finales MP) / existencias medias materias primas.

2. Rotación de productos en curso: Se obtiene como:

Rotación de productos en curso = coste de la producción terminada del ejercicio / existencias medias de productos en curso = (stock inicial producto en curso + coste de producción del periodo* - stock final producto en curso) / existencias medias de productos en curso.

3. Rotación de productos terminados se obtiene como:

Rotación de productos terminados = coste de las ventas / existencias medias de producto terminado = (existencias iniciales productos terminados + coste anual de la producción terminada - existencias finales de productos terminados) / existencias medias productos terminados.

4. Rotación de las cuentas a cobrar de clientes se obtiene como:

Rotación de las cuentas a cobrar = cobros de clientes del ejercicio / saldo medio de clientes = (saldo inicial clientes + ventas netas del ejercicio IVA incluido - saldo final clientes) / saldo medio de clientes.

5. Rotación de las cuentas a pagar a proveedores se obtiene como:

Rotación de las cuentas a pagar = pagos a proveedores del ejercicio / saldo medio de proveedores = (saldo inicial proveedores + compras netas del ejercicio IVA incluido - saldo final proveedores) / saldo medio proveedores.

CONTROL DE STOCK

Toda empresa consta de un stock el cual es un método de control de inventarios que tiene como ventaja  tener la capacidad de atender cierto flujo de pedidos y realizar un control eficiente de ventas, márgenes, ganancias, pérdidas etc.; comúnmente va ligado con el área logística de cada compañía.

El nivel logístico está determinado por dos conceptos:

Stock mínimo y óptimo, el mínimo es la cantidad mínima de producto necesario para atender demandas normales dentro de la empresa, el óptimo se refiere a la cantidad necesaria para atender demandas no previstas, o para asegurar una disponibilidad mínima en caso de disminución de producción debido a algún factor imprevisto.

Valorar un stock puede parecer una tarea simple, en efecto, basta con multiplicar las unidades existentes por su valor unitario.

·  Las dificultades se inician cuando se pretende determinar el valor unitario a  considerar.

Por  otra  parte,  hay  que  tener  en  cuenta  la  dificultad  de  valoración  que

Implica el hecho de que las unidades actualmente existentes son el resultado de entradas y salidas de cantidades parciales realizadas en momentos diferentes.

TÉCNICAS, VERIFICACIÓN Y CONTROL DE MERCANCÍAS

Producto

Muestreo: se toma el producto que se encuentra en malas condiciones

Inspección visual: las condiciones en que se encuentra el producto

Inspección 100: etiqueta deteriorada, empaque rayado sucio, no lee el código de barra

Inspección muestra por aceptación: se toma un solo producto el cual es un 35 por ciento por lo deteriorado y mal uso.

Conteo: cuántos productos están en mal uso

• Para el registro de las operaciones de mercancías existen varios procedimientos los cuales se establecen teniendo en cuenta capacidad económica del negocio, volumen de operaciones, calidad en el registro, información deseada.

Modelo básico de inventarios

Consiste en determinar la cantidad óptima a ordenar que minimice los costos incrementales totales relacionados con mantener unos inventarios y procesar órdenes.

Modelos de inventarios con demanda incierta: en los modelos simples de inventarios se supone que los tiempos de espera de la oferta y la demanda son constantes. En muchas aplicaciones reales, la demanda no puede ser predicha con certeza y los tiempos de espera varían de un orden a otra

Modelo de un solo periodo: se realiza un solo aprovisionamiento durante un solo periodo bien definido de tiempo, este método se aplica en inventarios de temporadas.

INVENTARIOS