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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

REQUISICIÓN:

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.

Una Requisición de Compra estándar debe contener lo siguiente:

1 Nombre del solicitante 

2 Departamento del solicitante

3 Centro de costo del solicitante 

4 Número de proyecto

5 Nombre del artículo 

6 Código o número del artículo

7 Cantidad solicitada  

8 Proveedor o sugerencia del mismo

9 Fecha de entrega requerida

COTIZACIÓN:

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.

Una cotización consta de lo siguiente:

* El producto a valorar

* Descripción del producto

* El precio del producto

* La fecha de expedición de la factura.

* Tiempo de vigencia de la misma.

* Debe ir escrita en factura membretada, de la entidad comercial que la expide.

* Firma de la persona que la expide

ORDEN DE COMPRA

La orden de compra también llamada nota de pedido es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al comprador para pedir mercancías al vendedor indicando la cantidad de detalles, precio, condiciones de pago.

REMISIÓN:

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar mercancías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y este se encuentra impreso y membreteado, según necesidad de cada compañía sirve como soporte de los artículos que han sido entregados en las condiciones solicitadas por el departamento de venta.

FACTURA.

Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio la cual incluye toda la información de la operación. Emitir una factura es de carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

NOTA DE ENTRADA.

Es un documento oficial que acredita el ingreso de material real bien o elemento al almacén o bodega de la entidad en la cual siempre debe ir anexa la orden de compra.